首先尽可能地创造一个复印机良好工作的环境，定期的清扫、整理、加油，调整。必要的保养可以提高复印机的工作质量，延长使用寿命，节约维修费用。 ...良好的工作环境：
1.复印机不能在以下地点使用：
1） 受到高或低温、潮湿影响的地方。
2） 曝露给阳光直射的地方。
3） 空调器、加热器或风扇的排风口。
4） 通风不良和产生氨气的地方。
5） 通风不良或可能受到水溅的地方。
2.电源
1） 避免其它电器也使用此插座，保证插座不会过载。
2） 使用电压波动很小的电源。
3） 千万不要使用多路插座把其它机器插在复印机使用的插座上。
3.接地
为了防止漏电情况发生电击，复印机应永远接地。
1） 连接地线到插座的地线端，遵守当地电力标准的地线接触点。
2） 绝不能把地线联接到煤气管、电话电线或水管上。...日常使用注意事项
为了保证在最佳条件下使用复印机，请遵守下列预防措施：
1） 绝不把重物放在复印机上，或使其受到打击。
2） 电源插座总是插在插座上。
3） 复印机运行时不要试图拆下固定的任何板或盖，不要关断电源开关。
4） 当连续大量复印时，保证通风良好。
5） 不要让任何磁性物品接近复印机。
6） 不要把花瓶或盛水容器放在复印机上。
7） 每天工作后或电源中断时，保证关上电源开关。
8） 小心不要让纸片、书钉或其它小金属物掉进复印机里...
日常简易维护
外观清洁
空气中本身就有很多的灰尘，原稿盖板又经常接触到各种各样的原稿，原稿上也会带有不等量的纸屑和脏物，再加上我们的手又不断地触摸盖板，这些因素就会使洁白的塑料衬底和传送带逐渐变黑，同时还会对复印件的质量产生很大的不良影响，所以我们要经常地擦洗原稿盖板和原稿玻璃板。至于此类清洁的周期，通常二、三天进行一次也就可以了。
在清洁时，我们一定要用清洁柔软的棉纱布（最好是专用的清洁软棉）蘸点肥皂水轻轻擦拭（切勿用力过大，否则会使原稿玻璃板损坏）直至除去污痕为止，然后我们还要用蘸有清水的棉布擦拭几遍，最后再用干棉布擦干即完成清洁工作。另外，您要切记不能使用酒精等溶剂进行擦拭，也不可使用粗糙的布，以免划伤、腐蚀稿台，如果原稿玻璃板底面有脏物的话，那么应拆下原稿玻璃板并对其进行全面的清洁。同时，我们也要把机器外表面的灰尘除去，并把剩余的复印纸装入纸柜中以避免受潮和吸附灰尘，而且在每天用完复印机之后最好是用一塑料罩或布罩将复印机盖起来加以保护。
另外，由于原稿玻璃板非常地脆，而且很容易被硬物划伤，所以我们在使用时应尽量避免用手直接接触原稿玻璃板，更应防止大头针、订书钉等硬性物品碰撞原稿玻璃板。
定期测试复印机的复印效果以确定其是否正常:
定期用复印机复印几张样品，通过对比看一下复印件与原件是否有差别，对比内容包括图像浓度、底灰大小、对比度、分辨率、层次感、起始线误差、分离空白误差、图像是否变形及漏印等，如果有什么地方有明显差别的话，那么就要做相应的处理了。
注：一、二个月测试一次就行。
定期对复印机的工作状况进行检测
除了要定期进行维护之外，我们还要对维护结果进行检查以了解保养后复印机的性能状况：
1、接通电源后看一下操作面板上的各种指示灯的状态是否正常，预热的时间是否符合规定，复印机在启动时要容易，而且整个系统运转应平稳且噪声低；
2、逐一按各个操作键——如放大、等比、缩小、插入复印、手工供纸、纸盒的选择等，看复印机能否正常工作；
3、检查复印的效果，看复印件是否与原稿一样，此次检查的内容和第六点不同，这次的检查包括底灰情况、图像的分辨率、图像歪斜情况、图像前缘偏移情况、同步情况、复印倍率变化情况、复印图像色调变化情况、有无空白区及无图像区、有无黑或白条纹以及复印机的计数器等。
